D Soft wil zich richten op de bescherming van de persoonsgegevens volgens de regels die zijn ontwikkeld in de GDPR (General Data Protection Regulation) of - in het Nederlands - de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) volgens de Europese Verordening 2016/679 die geldt vanaf 25 mei 2018 en andere toepasselijke wetten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

 

Wij zorgen goed voor uw persoonlijke gegevens

In de allereerste plaats verbindt D Soft zich er toe uw persoonsgegevens te behandelen volgens de basisprincipes van de verwerking.

• Rechtmatigheid, eerlijkheid, transparantie
• Beperking van het doel
• Opslagbeperking en gegevensminimalisering
• Nauwkeurigheid
• Vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens op een bewuste manier

Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt als dit op een rechtmatige manier gebeurt. Enerzijds is dit mogelijk na uw uitdrukkelijke toestemming. U heeft altijd het recht om deze toestemming in te trekken. Anderzijds is dit enkel mogelijk wanneer dit noodzakelijk is om één van de volgende redenen:

• Uitvoering van het contract
• Wettelijke verplichting
• Vitaal belang
• Publiek belang
• Gerechtvaardigd belang

Voor elk doel geeft D Soft aan welke rechtmatigheid van toepassing is.

 

Doel en wettigheid

D Soft zal de nodige persoonsgegevens enkel verwerken voor de volgende doeleinden:

• Klantenbeheer, bv. het beheer van een klantenrelatie, het opstellen van offertes en het uitvoeren van één of meerdere overeenkomsten (bv. een aankoop, ...), boekhoudkundige verwerking, ... (contractuele noodzaak) (rechtmatig belang) (wettelijke verplichting)
• Leveranciersbeheer, bv. het beheer van een leveranciersrelatie, de verwerking van offertes en de uitvoering van een of meer overeenkomsten, boekhoudkundige verwerking, ... (contractuele noodzaak) (gerechtvaardigd belang, d.w.z. de vrijheid van onderneming) (wettelijke verplichting)
• Nakoming van wettelijke verplichtingen onzerzijds, bijv. fiscale en sociaalrechtelijke verplichtingen (wettelijke verplichting)
• Beheer van geschillen (legitiem belang, d.w.z. de vrijwaring van de financiële belangen)

Indien de rechtmatigheid contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, moeten de persoonsgegevens worden verstrekt om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Indien de vereiste informatie niet wordt verstrekt, kan de relatie niet worden voortgezet.

Het spreekt voor zich dat D Soft alle gegevens op gepaste wijze beschermt. Daartoe hebben wij de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen: D Soft zorgt voor de nodige fysieke beveiligingen, regelmatige updates van hardware en software, adequaat wachtwoordbeheer, beveiligde internetverbindingen en gebruikt hiervoor anti-virus software.

 

Bewaartermijn

De persoonsgegevens zullen worden opgeslagen gedurende de hieronder beschreven periode:

• Klantenbeheer: 10 jaar na het einde van de contractuele relatie
• Leveranciersbeheer: 10 jaar na het einde van de contractuele relatie
• Nakoming van wettelijke verplichtingen van onze kant: wettelijke bewaartermijn
• Beheer van geschillen: gedurende de periode die nodig is om het geschil definitief te beslechten
• Direct marketing: 5 jaar na het laatste betekenisvolle contact met de betrokkene

 

Aanvullende informatie met betrekking tot de ontvangers van persoonsgegevens

D Soft deelt uw persoonlijke gegevens met de volgende ontvangers:

• Uzelf en, indien van toepassing, (a) uw werkgever of bepaalde van uw werknemers en (b) door u aangestelde professionele adviseurs;
• Leveranciers, in het kader van een uit te voeren overeenkomst (bijv. rechtstreekse levering);
• Banken, verzekeringsmaatschappijen en makelaars, in het kader van uw relatie met deze partijen;
• Overheidsdiensten in het kader van wettelijke verplichtingen;
• Onze professionele raadslieden, advocaten en deurwaarders, voor zover noodzakelijk voor hun bijstand;
• Technische verwerkers, zoals bijvoorbeeld hosting van website, bestanden en bestanden, mits de uitvoering van de noodzakelijke verwerkersovereenkomsten.

 

Aanvullende informatie met betrekking tot locatiegegevens

D Soft zou locatiegegevens kunnen opslaan op mobiele apparaten voor sommige toepassingen alleen:

• indien die mobiele applicatie locatiegegevens vereist zijn als een noodzakelijke functie bij die applicatie, zoals, maar niet beperkt tot, een track & trace mobiele applicatie;
• gedurende de periode die specifiek nodig is voor de juiste locatiebepaling binnen de mobiele applicatie.

 

Beveiliging van persoonsgegevens

De door D Soft verwerkte persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden, behalve aan de ontvangers zoals hierboven beschreven. Deze derde partij moet de aan hem verstrekte persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de GDPR-wetgeving (bv. gegevens adequaat beveiligen, ...).

D Soft wil er ook op wijzen dat geen enkel systeem 100% veilig kan zijn. Informatiebeveiliging hangt ook van u af. U dient ook uw eigen informatiesystemen te beveiligen en eventuele accountgegevens vertrouwelijk te houden.

 

Exporteren van persoonsgegevens

De door D Soft verwerkte persoonsgegevens worden niet geëxporteerd naar landen buiten de Europese Economische Ruimte.

 

 

D Soft is verantwoordelijk voor de hierboven beschreven doeleinden.

Hebt u vragen voor D Soft?

 

Contacteer ons:

Data controller: D Soft

Maatschappelijke zetel: Guldensporenpark 7, 9820 Merelbeke België, +32 9 372 70 41

BTW-nummer: BE0455.351.751

Verantwoordelijke GDPR: Frank Delanghe - privacy@dsoft.be

 

De toezichthoudende autoriteit is in ons geval de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit. U kunt altijd contact met hen opnemen als u dat nodig acht.

Autoriteit gegevensbescherming: DPA – Data protection authority
(in Dutch: GBA – Gegevensbeschermingsautoriteit)

Contactgegevens: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

D Soft is in sommige gevallen ook verwerker van persoonsgegevens waarvan afnemers van D Soft de verantwoordelijke zijn. D Soft is in dat geval verwerker en voert opdrachten uit in het kader van een overeenkomst met die klant. Bevindt u zich in dat geval? Vraag dan meer informatie aan de verwerkingsverantwoordelijke.

 

Wij luisteren naar uw vragen

U kan altijd naar D Soft gaan als de toezichthouder voor de volgende zaken:

• Toegang
• Rectificatie
• Beperking
• Dataoverdraagbaarheid
• Bezwaar aantekenen
• Weigering van profielvorming

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te wissen, de verwerking te beperken, over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking, bezwaar te maken tegen de verwerking en automatische besluitvorming te weigeren. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Data Protection Authority. Om een snelle en minnelijke schikking van geschillen mogelijk te maken, verzoeken wij u vriendelijk eerst contact met ons op te nemen.

De bovenstaande rechten zijn onderworpen aan verschillende wettelijke voorwaarden en beperkingen. Indien u hierover vragen heeft, gelieve ons eerst te contacteren.

Deze Privacykennisgeving werd voor het laatst gewijzigd op maandag 9 augustus 2021, maar kan in de toekomst worden gewijzigd. Raadpleeg dit document daarom regelmatig. Elke belangrijke wijziging zal worden aangegeven op onze website.

D Soft nv