DocFlows

PDF-bestanden betrouwbaar omzetten naar gestructureerde documenten

Veel bedrijven ontvangen nog steeds ongestructureerde documenten in hun purchase-to-pay automatiseringsproces. Documenten, zoals facturen, worden op papier afgedrukt en via reguliere postdiensten of als PDF-bijlage in e-mails verzonden.

Het is hoe dan ook niet efficiënt dat zowel gestructureerde als gevalideerde gegevens nodig zijn om deze documenten in ERP-systemen te importeren. Deze documenten moeten dus verwerkt en geconverteerd worden naar een gestructureerde versie.

Tegenwoordig zijn de meest gebruikte oplossingen afhankelijk van OCR-technologie of pseudo handmatig overtypen.

De eerste categorie staat bekend om een snelle verwerking, maar die is meestal saai en onnauwkeurig, en vereist een menselijke tussenkomst om sjablonen te maken. Optical Charachter Recognition (OCR) is per definitie de technologie waarmee machines afgedrukte of handgeschreven documenten, PDF’s of afbeeldingen kunnen scannen en de afbeeldingsgegevens automatisch kunnen converteren naar editeerbare tekstformaten voor verdere verwerking.

De huidige OCR-systemen bieden gedeeltelijke oplossingen voor issues i.v.m. handmatige gegevensextractie, maar ze creëren ook nieuwe oplossingen. Menselijke operators moeten regels en sjablonen schrijven voor elke factuurlay-out, waardoor onderhoud een eindeloze taak wordt.

De tweede categorie, het overtypen, biedt betere algemene nauwkeurige resultaten, maar het proces is veel langzamer omdat het menselijke inspanning vereist, het is veel duurder dan OCR en het is moeilijk op te schalen omdat dit extra opgeleid personeel vereist.

Vandaag introduceert D Soft DocFlows, een nieuwe aanpak om het probleem op te lossen, een oplossing die het beste van twee werelden combineert. Het is snel, schaalbaar, betaalbaar en vereist geen handmatige invoer van de klant. In tegenstelling tot traditionele OCR-systemen heeft DocFlows geen sjablonen nodig.

Omdat het systeem geen rekening houdt met de structuur van documenten en gebaseerd is op machine learning technologie, levert het steeds nauwkeuriger resultaten bij voortdurend gebruik.

Enkele voordelen

  • Snelle, schaalbare infrastructuur
  • Betaalbaar
  • Betrouwbaar
  • Interoperabel

Release info     –     Download onze brochure (PDF EN)     –     www.docflows.eu