Peppol-E-Rechnungsstellung: So sind Sie für 2026 gerüstet

Ab dem 1. Januar 2026 werden strukturierte Peppol-E-Rechnungen zum Standard für B2B-Transaktionen in Belgien. D Soft begleitet KMU, Softwareanbieter und Behörden auf dem Weg zu einem zukunftssicheren Rechnungsstellungsprozess. Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Erkenntnisse aus unserer Peppol-Lösungsseite zusammen, damit Sie genau wissen, welche Schritte Sie bereits heute unternehmen können.

Warum Peppol?

Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online und bildet das Rückgrat der neuen Generation der elektronischen Rechnungsstellung. Das Netzwerk arbeitet mit standardisierten Formaten wie UBL, wodurch Daten direkt in Ihr ERP-System eingelesen werden können. Nach außen hin ist Peppol eine sichere Autobahn, auf der Dokumente transportiert werden, aber die eigentliche Magie geschieht in den Access Points. Diese zertifizierten Zwischenstationen garantieren, dass jede Rechnung oder jeder Lieferschein beim richtigen Partner ankommt und dass Sie Statusmeldungen erhalten, sobald das Dokument zugestellt wurde. Gerade weil immer mehr Länder denselben Standard befolgen, erhalten Sie zusätzlich sofortige internationale Interoperabilität. Hinzu kommen die integrierte Verschlüsselung und Rückverfolgbarkeit, und schon wird klar, warum Peppol zum Kernstück der belgischen B2B-Gesetzgebung von 2026 wird.

Was ändert sich ab 2026?

Ab dem 1. Januar 2026 akzeptiert die Steuerbehörde nur noch strukturierte Rechnungen für belgische B2B-Transaktionen. Eine PDF-Datei reicht also nicht mehr aus. Es reicht auch nicht aus, nur ausgehende Rechnungen zu konvertieren: Sie müssen auch eingehende Dokumente über Peppol verarbeiten können. Dabei ist die SMP-Registrierung von entscheidender Bedeutung. Dieses Register teilt anderen Unternehmen mit, welche Dokumenttypen Sie empfangen können und an welchen Access Point sie ihre Rechnungen senden müssen.

Wie hilft D Soft?

D Soft ist ein offizieller Peppol-Dienstleister mit Access-Point- und SMP-Akkreditierung und ISO27001-zertifiziert (dies wird in Zukunft für einen Peppol-Zugangspunkt obligatorisch sein). Dadurch behalten Sie den gesamten Datenverkehr in einer Hand und müssen nicht zwischen verschiedenen Anbietern wechseln. Wir integrieren uns direkt in Ihre ERP-, Buchhaltungs- oder DocTrails-Umgebung und unterstützen mehrere Dokumentformate. Heute beginnen Sie vielleicht mit Rechnungen, aber über dieselbe Einrichtung können Sie später ganz einfach auf Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder andere Nachrichten umsteigen.

Checkliste für den Übergang

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten Sie zunächst eine Bestandsaufnahme Ihrer Dokumentenströme vornehmen: Welche Kunden und Lieferanten fallen in den Anwendungsbereich und welche Nachrichten (Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen) möchten Sie digitalisieren? Anschließend überprüfen Sie, ob wichtige Daten wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, IBANs und PO-Referenzen im EN 16931-Format verfügbar sind. Anschließend planen wir gemeinsam die Integration über API, SFTP oder DocTrails; ein einziger Workshop reicht aus, um Ihre technische Landschaft zu erfassen. Sobald die Verbindung hergestellt ist, führen Sie einen Pilotversuch mit einer begrenzten Kundengruppe durch und informieren Sie Ihre internen Teams mit unseren FAQ „Peppol erklärt”. Vergessen Sie nicht, Kunden und Lieferanten zu informieren.

Sind Sie bereit für den Live-Betrieb?

Der schnellste Weg zum Start ist die Schaltfläche „REGISTRIERUNG PEPPOL & E-RECHNUNG” auf unserer Website. Damit gelangt Ihre Anfrage direkt zum Peppol-Team. Haben Sie ein komplexeres Szenario oder möchten Sie einen Discovery-Call? Dann nutzen Sie „FORDERN SIE HIER IHR ANGEBOT AN”. Während des Prozesses richten wir eine Überwachung über DocTrails ein, damit Sie Durchlaufzeiten und fehlgeschlagene Nachrichten verfolgen können. Das macht es sofort einfacher, den ROI der E-Rechnung intern zu begründen.

Tipp: Werfen Sie einen Blick in den Abschnitt „Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen mit Peppol zu digitalisieren?” auf unserer Website. Dort erfahren Sie, wie DocTrails, DocConnect und DocFlows Ihre Dokumentenflüsse automatisieren.

Häufig gestellte Fragen von Kunden

Ist Peppol für B2C obligatorisch? Nein, aber viele Unternehmen wenden es freiwillig auch auf private Abläufe an, um einen einheitlichen Ansatz beizubehalten. Was ist mit internationalen Unternehmen? Ausländische Unternehmen mit einer belgischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer müssen die gleichen Regeln befolgen. Für den rein grenzüberschreitenden Verkehr bietet Peppol einen Mehrwert, da immer mehr Länder denselben Standard anwenden. International entspricht dies jedoch den ViDA-Vorschriften. Wie sieht es mit der Archivierung aus? Die Aufbewahrungsfristen bleiben unverändert, aber dank DocTrails und DocArchive in Verbindung mit DocTrails verfügen Sie sofort über einen Prüfpfad und eine Versionsverwaltung, was Steuerprüfungen vereinfacht.

Mit D Soft sind Sie nicht nur konform, sondern bauen auch sofort eine effiziente und sichere Rechnungsstellungskette auf. Kontaktieren Sie uns unter peppol@dsoft.be und wir begleiten Sie von der ersten Analyse bis zur vollständigen Einführung.