PEPPOL IN EUROPA
E-Rechnungsstellung in Deutschland
Wichtigste Fristen: Ausgehende elektronische Rechnungsstellung für große Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 € ab dem 1. Januar 2027. E-Rechnungen sind für alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2028 verpflichtend.
Situation: Schrittweise Einführung der B2B-Verpflichtung.
In Deutschland ist das Thema E-Rechnung komplizierter als in jedem anderen europäischen Land. Dies liegt daran, dass die verschiedenen Bundesländer eigene Gesetze und Vorschriften zur E-Rechnung eingeführt haben. Und sie zeigen ebenso viele Unterschiede wie Gemeinsamkeiten. Im April 2023 veröffentlichte das Finanzministerium ein Diskussionspapier zur B2B-E-Rechnung, und die Konsultation wurde im Mai 2023 geschlossen.
Die unten aufgeführten Umsetzungsperioden sind wie folgt:
- Ab dem 1. Januar 2025 sind EN 16931-konforme E-Rechnungen in Deutschland die Norm.
- Unternehmen müssen bereit sein, strukturierte elektronische Rechnungen anzunehmen, die dem EN 16931-Standard entsprechen.
- Lieferanten dürfen Papierrechnungen verschicken. Rechnungen in unstrukturierten Formaten (wie PDF) und EDI-Rechnungen, die nicht dem CEN-Standard entsprechen, erfordern die Zustimmung des Kunden. Diese alternativen Formate werden jedoch gemäß dem untenstehenden Zeitplan abgeschafft.
Am 1. Januar 2027 beginnt Phase 2 der Ausmusterung von nicht CEN-konformen Rechnungen. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr dürfen keine Rechnungen mehr auf Papier oder in unstrukturierten elektronischen Formaten ausstellen, selbst mit Zustimmung des Käufers. Am 1. Januar 2028 tritt Phase 3 der Ausmusterung von nicht CEN-konformen Rechnungen in Kraft:
- Alle anderen Unternehmen dürfen keine Rechnungen mehr auf Papier oder in unstrukturierten elektronischen Formaten senden, unabhängig von der Zustimmung des Kunden.
- EDI-E-Rechnungen, die nicht EN 16931 entsprechen, sind ebenfalls verboten, es sei denn, sie sind "interoperabel" mit dem CEN-Standard.
Es ist schwierig zu sagen, welches Modell in Deutschland umgesetzt wird, also eine zentrale Lösung oder eine dezentrale Lösung (ähnlich der PDP in Frankreich), die derzeit in Betracht gezogen wird. Das deutsche Ministerium versichert, dass es eine einheitliche Lösung sowohl für die Meldung innergemeinschaftlicher Transaktionen über ViDA als auch für die nationale Lösung einführen will.
Im Gegensatz zu B2B gibt es in Deutschland Regeln für B2G-E-Rechnung. Nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde die B2G-E-Rechnung am 27. November 2020 verpflichtend. Das Format für B2G-Rechnungen heißt XRechnung, ein semantisches Datenmodell basierend auf XML. Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931. Dieses Format sollte verwendet werden, wenn eine Rechnung an eine Regierungsbehörde in Deutschland gesendet wird. Die öffentlichen Behörden sind verpflichtet, dieses Format zu empfangen und zu bearbeiten.
Wenn jemand eine Rechnung an eine öffentliche Einrichtung senden muss, muss er oder sie feststellen, ob diese direkt oder indirekt der Bundesregierung gehört oder ob sie eine öffentliche Behörde eines deutschen Landes ist. Die Rechnung muss der direkten Bundesregierung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) vorgelegt werden. Rechnungen müssen über die Onlinezugangsgesetz-conforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) an die indirekte Bundesregierung eingereicht werden. Letztere Plattform wird von einigen Bundesstaaten auch als Abrechnungsportal genutzt (dazu später mehr). Zusätzlich wurde ein Mindestbetrag von 1.000 Euro für die E-Rechnung festgelegt. Rechnungen unter diesem Betrag unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.
Die ZRE- und OZG-RE-Plattformen ermöglichen die Erstellung eines XRechnung. Außerdem ist es möglich, in anderen Systemen, wie einem ERP-System, ein XRechnung zu erzeugen. Dieser kann dann auf die entsprechende Plattform hochgeladen werden. Eine weitere Möglichkeit ist, sich über einen EDI-Dienstleister zu verbinden.
Wichtig ist auch bei der B2G-E-Rechnung die Leitweg-ID. Diese Nummer identifiziert den Empfänger der Rechnung (eine Regierungsbehörde, eine Gemeinde, ein Ministerium oder eine Abteilung davon). Bevor eine Rechnung verschickt wird, muss die Leitweg-ID erstellt werden, damit die Rechnung den richtigen Empfänger erreicht. Wenn ein Unternehmen viele Rechnungen im XRechnung-Format verschickt, ist es ratsam, einen Dienstleister zu finden, der diese Rechnungen aus dem IT-System des Unternehmens abrufen und per EDI an die Empfänger weiterleiten kann. Die Nutzung eines solchen Dienstleisters bietet einen weiteren Vorteil: Er kann Datenanreicherungs- oder Validierungsdienste für Geschäftsdaten anbieten. Rechnungsplattformen wie ZRE oder OZG-RE überprüfen elektronische Rechnungen nur auf technische Anforderungen, nicht auf deren Geschäftsinhalte.