PEPPOL IN EUROPA
E-Rechnungsstellung in Polen
Wichtige Fristen: 1. Februar 2026: Einführung des verpflichtenden KSeF 2.0 - Phase 1. 1. Apr. 2026: Einführung des verpflichtenden KSeF 2.0 – Phase 2. 1. Januar 2027: Verpflichtung für "digital ausgeschlossene" Steuerpflichtige – Phase 3.
Situation: Phasenweise KSeF-Verpflichtung.
Seit dem 1. Januar 2022 wurde in Polen das Nationale E-Rechnungssystem als freiwillige Lösung eingeführt, das den Austausch strukturierter Rechnungen ermöglicht. Auf einer Pressekonferenz am 19. Januar 2024 kündigte der polnische Finanzminister eine Verschiebung der verpflichtenden Einführung des Nationalen e-Rechnungssystems (Krajowy System e-Faktur, KSeF) an.
Laut Erklärung des Ministers tritt die Verpflichtung im Februar 2026 für große Steuerzahler in Kraft (mit einem Umsatz von mehr als 200 Millionen PLN im vorherigen Steuerjahr) und im April 2026 für die übrigen Steuerzahler. Es ist auch wahrscheinlich, dass steuerpflichtige Personen, die von der Mehrwertsteuer befreit sind, ab 2026 dieser Verpflichtung unterliegen werden. B2C-Transaktionen fallen außerhalb des Geltungsbereichs der Verpflichtung.
Das Finanzministerium hat im Gesetzentwurf neue Ziele im Zusammenhang mit KSeF vorgestellt, mit folgenden Hauptpunkten:
- Juni 2025: Veröffentlichung der logischen Struktur von FA(3) auf ePUAP und Veröffentlichung der KSeF 2.0 API-Dokumentation.
- Juli 2025: Fertigstellung der entsprechenden Gesetzgebung.
- 1. September 2025: Deaktivierung bestimmter Elemente (zur Vorbereitung des neuen Systems).
- 30. September 2025: Beginn des offenen Tests für die KSeF 2.0 API.
- Mitte Oktober 2025: Die Vorproduktionsumgebung (Demo) wird zum Testen geöffnet.
- November 2025: Ausstellung von Rechnungsausstellzertifikaten an Unternehmer und Bereitstellung einer Testversion des KSeF 2.0 Steuerpflichtanträges.
- Februar 2026: Einführung des verpflichtenden KSeF 2.0 - Phase I
- April 2026: Einführung des verpflichtenden KSeF 2.0 – Phase II
- Januar 2027: Verpflichtung für "digital ausgeschlossene" steuerpflichtige Personen, deren Geschäfte geringe Beträge (bis zu 450 PLN pro Rechnung und ein Gesamtumsatzwert von bis zu 10.000 PLN pro Monat) umfassen – Phase III
Das polnische Finanzministerium hat die endgültigen Versionen der wichtigsten technischen Komponenten des Systems veröffentlicht. Dazu gehören die beabsichtigte logische Struktur der FA(3)-E-Rechnung, die vollständige KSeF 2.0 API-Dokumentation sowie umfangreiche Unterstützungsmaterialien für Systemintegratoren und Nutzer.
Das nationale elektronische Rechnungssystem ist für alle in Polen ansässigen und tätigen Unternehmen gedacht, einschließlich ausländischer Unternehmen, die dort tätig sind. Die Nutzung von KSeF bietet den Steuerzahlern mehrere Vorteile. Es erleichtert die Verarbeitung strukturierter Korrekturrechnungen, eliminiert die Verpflichtung, Rechnungen im JPK-Format (Jednolity Plik Kontrolny – Einheitliche Prüfakte) einzureichen, ermöglicht schnellere Mehrwertsteuerrückerstattungen und stellt sicher, dass Rechnungen zehn Jahre lang in KSeF archiviert werden.
Ab dem 1. Januar 2026 wird Polen die jährliche Schwelle für die Mehrwertsteuerregistrierung von 200.000 PLN auf 240.000 PLN (etwa 56.000 EUR) erhöhen. Diese Anpassung, die im Rahmen der E-Rechnung für B2G vorgenommen wurde, ist in Polen seit 2019 in Kraft. Eine eigene E-Rechnungsplattform wurde eingerichtet, um Rechnungen an öffentliche Behörden zu senden: das PEF-Portal (Platforma Elektronicznego Fakturowania). Dieses Portal wurde im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt. Sie ermöglicht es Lieferanten des öffentlichen Sektors, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen, und verlangt von öffentlichen Behörden, E-Rechnungen über diese Plattform zu erhalten, falls die Lieferanten dies wünschen. Dafür müssen PEPPOL BIS Billing 3.0 sowie UBL 2.1 und UN/CEFACT CII verwendet werden.