BAUWESEN - Beschaffungsorganisationen
e-Facturatie in Verenigd Koninkrijk
Het Verenigd Koninkrijk kent geen algemene verplichting voor elektronische facturering. Binnen de National Health Service (NHS) gelden echter wel sectorspecifieke vereisten voor elektronische facturering en digitale gegevensuitwisseling.
Deze vereisten maken deel uit van de e-procurementstrategie van de NHS, die in 2014 werd geïntroduceerd. De strategie heeft als doel om inkoopprocessen te moderniseren, de efficiëntie te verhogen en de patiëntveiligheid te verbeteren. Hiervoor worden onder meer GS1- en Peppol-standaarden toegepast binnen de toeleveringsketen van de NHS.
De verplichtingen gelden specifiek voor leveranciers van medische hulpmiddelen en in-vitrodiagnostica aan de NHS. Zij moeten GS1-standaarden gebruiken voor de identificatie van producten en locaties en elektronische documenten uitwisselen via Peppol.
De invoering verliep gefaseerd tussen 2017 en 2019. Leveranciers moesten eerst elektronische facturen via Peppol kunnen versturen. Vervolgens werden GS1-identificatiecodes ingevoerd om een volledige traceerbaarheid van producten en leveringen mogelijk te maken.
Deze verplichtingen zijn niet van toepassing op alle bedrijven in het Verenigd Koninkrijk, maar specifiek op leveranciers binnen de NHS-toeleveringsketen.
Voor wie geldt de verplichting tot e-facturering?
De vereisten gelden voornamelijk voor leveranciers van medische hulpmiddelen en in-vitrodiagnostica aan de NHS. Dit betreft zowel Britse als internationale leveranciers.
Andere leveranciers vallen niet automatisch onder dezelfde verplichtingen. Individuele NHS-organisaties of NHS Trusts kunnen de vereisten echter in hun eigen inkoopvoorwaarden opnemen.
Welk formaat moeten elektronische facturen hebben?
Facturen worden via Peppol Access Points uitgewisseld volgens de Peppol BIS Billing 3.0-specificatie, gebaseerd op UBL 2.1.
Daarnaast moeten facturen en andere elektronische documenten relevante GS1-identificatiecodes bevatten. Hierbij worden onder meer GTIN's gebruikt voor de identificatie van producten en GLN's voor leveranciers en NHS-locaties.
Wat is de wettelijke basis voor de NHS-verplichting?
De verplichting is niet gebaseerd op de Britse belastingwetgeving. Ze vloeit voort uit de standaardcontracten en algemene voorwaarden van de NHS voor de levering van goederen en diensten.
Via deze contractuele voorwaarden worden leveranciers verplicht om de voorgeschreven GS1- en Peppol-standaarden toe te passen.
Welke documenten worden via Peppol uitgewisseld?
De NHS maakt Peppol niet alleen voor elektronische facturen onderdeel van het bredere purchase-to-pay-proces. Ook andere documenten kunnen elektronisch worden uitgewisseld, waaronder:
Inkooporders
Voorafgaande verzendberichten (Advanced Shipping Notices)
Elektronische facturen
Hierdoor ondersteunt de NHS een volledig digitale uitwisseling van documenten gedurende het inkoop- en leveringsproces.
