CONSTRUCTION - purchasing organizations
e-Facturatie in Duitsland
In Duitsland is het onderwerp e-facturering ingewikkelder dan in enig ander Europees land. Dit komt doordat de verschillende deelstaten (Länder) hun eigen wetten en voorschriften inzake e-facturering hebben vastgesteld. En die vertonen evenveel verschillen als overeenkomsten. In april 2023 heeft het ministerie van Financiën een discussienota over B2B-e-facturering gepubliceerd, en de raadpleging werd in mei 2023 afgesloten.
Hieronder volgen de geschetste implementatietermijnen:
Vanaf 1 januari 2025 zijn EN 16931-conforme e-facturen de norm in Duitsland.
Bedrijven moeten klaar zijn om gestructureerde elektronische facturen te accepteren die voldoen aan de EN 16931-norm.
Leveranciers mogen papieren facturen versturen. Voor facturen in ongestructureerde formaten (zoals PDF) en EDI-facturen die niet aan de CEN-norm voldoen, is toestemming van de afnemer vereist. Deze alternatieve formaten zullen echter geleidelijk worden afgeschaft volgens het onderstaande tijdschema.
Op 1 januari 2027 gaat fase 2 van de geleidelijke afschaffing van niet-CEN-conforme facturen van start. Bedrijven met een jaaromzet van meer dan 800.000 euro in het voorgaande jaar mogen geen facturen meer uitgeven op papier of in ongestructureerde elektronische formaten, zelfs niet met toestemming van de afnemer. Op 1 januari 2028 treedt fase 3 van de geleidelijke afschaffing van niet-CEN-conforme facturen in werking:
Alle andere bedrijven mogen geen facturen meer op papier of in ongestructureerde elektronische formaten versturen, ongeacht of de afnemer hiermee instemt.
EDI-e-facturen die niet voldoen aan EN 16931 worden eveneens verboden, tenzij ze „interoperabel” zijn met de CEN-norm.
Het is moeilijk te zeggen welk model in Duitsland zal worden geïmplementeerd, d.w.z. een centrale oplossing of een gedecentraliseerde oplossing (vergelijkbaar met PDP in Frankrijk), die momenteel wordt overwogen. Het Duitse ministerie verzekert dat het streeft naar de invoering van één oplossing voor zowel de rapportage van intracommunautaire transacties via ViDA als voor de nationale oplossing.
In tegenstelling tot B2B gelden er in Duitsland regels voor B2G-e-facturering. Op grond van EU-richtlijn 2014/55/EU is B2G-e-facturering op 27 november 2020 verplicht geworden. Het formaat voor B2G-facturen heet XRechnung, een semantisch datamodel op basis van XML. Het voldoet aan de Europese norm EN 16931. Dit formaat moet worden gebruikt bij het verzenden van een factuur naar een overheidsinstantie in Duitsland. De overheidsinstanties zijn verplicht dit formaat te ontvangen en te verwerken.
Als iemand een factuur moet versturen naar een entiteit uit de publieke sector, moet hij of zij bepalen of deze entiteit direct of indirect tot de federale overheid behoort, of dat het een overheidsinstantie van een Duitse deelstaat betreft. Bij de directe federale overheid moet de factuur worden ingediend via het Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Bij de indirecte federale overheid moeten facturen worden ingediend via het Onlinezugangsgesetz-conforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Dit laatste platform wordt door sommige deelstaten ook gebruikt als factureringsportaal (hierover later meer). Daarnaast is er een minimumbedrag van 1.000 euro vastgesteld voor e-facturering. Facturen onder dat bedrag vallen niet onder de verplichting tot e-facturering.
De platforms ZRE en OZG-RE maken het mogelijk om een XRechnung aan te maken. Daarnaast is het mogelijk om een XRechnung in andere systemen, zoals een ERP-systeem, te genereren. Deze kan vervolgens naar het betreffende platform worden geüpload. Een andere optie is om verbinding te maken via een EDI-dienstverlener.
Wat ook belangrijk is bij B2G-e-facturering is de Leitweg-ID. Dit nummer identificeert de ontvanger van de factuur (een overheidsinstantie, een gemeente, een ministerie of een afdeling daarvan). Voordat een factuur wordt verzonden, moet de Leitweg-ID worden vastgesteld om ervoor te zorgen dat de factuur bij de juiste ontvanger terechtkomt. Als een bedrijf veel facturen in het XRechnung-formaat verstuurt, is het raadzaam om een dienstverlener te zoeken die deze facturen uit het IT-systeem van het bedrijf kan ophalen en via EDI naar de ontvangers kan doorsturen. Het inschakelen van een dergelijke dienstverlener biedt nog een ander voordeel: deze kan diensten op het gebied van gegevensverrijking of validatie van bedrijfsgegevens aanbieden. Factureringsplatforms zoals ZRE of OZG-RE controleren elektronische facturen alleen op technische vereisten, niet op hun zakelijke inhoud.
