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La facturation électronique en Allemagne
Principales échéances : facturation électronique sortante pour les grandes entreprises à compter du 1er janvier 2027. Facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises à compter du 1er janvier 2028.
Situation : obligation B2B mise en place progressivement.
En Allemagne, la question de la facturation électronique est plus complexe que dans tout autre pays européen. Cela s'explique par le fait que les différents Länder ont adopté leurs propres lois et réglementations en matière de facturation électronique. Et celles-ci présentent autant de différences que de points communs. En avril 2023, le ministère des Finances a publié un document de réflexion sur la facturation électronique B2B, et la consultation s'est achevée en mai 2023.
Voici les délais de mise en œuvre prévus :
- À compter du 1er janvier 2025, les factures électroniques conformes à la norme EN 16931 seront la norme en Allemagne.
- Les entreprises doivent être prêtes à accepter des factures électroniques structurées conformes à la norme EN 16931.
- Les fournisseurs sont autorisés à envoyer des factures papier. Pour les factures au format non structuré (comme le PDF) et les factures EDI non conformes à la norme CEN, l’accord du client est requis. Ces formats alternatifs seront toutefois progressivement supprimés selon le calendrier ci-dessous.
Le 1er janvier 2027 marquera le début de la phase 2 de la suppression progressive des factures non conformes à la norme CEN. Les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel a dépassé 800 000 euros au cours de l’année précédente ne seront plus autorisées à émettre des factures sur papier ou dans des formats électroniques non structurés, même avec l’accord du client. Le 1er janvier 2028, la phase 3 de la suppression progressive des factures non conformes à la norme CEN entrera en vigueur :
- Toutes les autres entreprises ne pourront plus envoyer de factures sur papier ou dans des formats électroniques non structurés, que le client y consente ou non.
- Les factures électroniques EDI non conformes à la norme EN 16931 seront également interdites, sauf si elles sont « interopérables » avec la norme CEN.
Il est difficile de dire quel modèle sera mis en œuvre en Allemagne, c'est-à-dire une solution centralisée ou une solution décentralisée (comparable au PDP en France), qui est actuellement à l'étude. Le ministère allemand assure qu'il vise à mettre en place une solution unique tant pour la déclaration des opérations intracommunautaires via ViDA que pour la solution nationale.
Contrairement au B2B, la facturation électronique B2G est soumise à des règles spécifiques en Allemagne. Conformément à la directive européenne 2014/55/UE, la facturation électronique B2G est devenue obligatoire le 27 novembre 2020. Le format des factures B2G s’appelle XRechnung, un modèle de données sémantique basé sur XML. Il est conforme à la norme européenne EN 16931. Ce format doit être utilisé lors de l’envoi d’une facture à une administration publique en Allemagne. Les administrations publiques sont tenues de recevoir et de traiter ce format.
Lorsqu’une personne doit envoyer une facture à une entité du secteur public, elle doit déterminer si cette entité relève directement ou indirectement de l’administration fédérale, ou s’il s’agit d’une administration d’un Land allemand. Dans le cas de l’administration fédérale directe, la facture doit être transmise via la Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Dans le cas de l’administration fédérale indirecte, les factures doivent être transmises via la plateforme de réception des factures conforme à la loi sur l’accès en ligne (Onlinezugangsgesetz, OZG-RE). Cette dernière plateforme est également utilisée par certains Länder comme portail de facturation (nous y reviendrons plus tard). Par ailleurs, un montant minimum de 1 000 euros a été fixé pour la facturation électronique. Les factures d’un montant inférieur à ce seuil ne sont pas soumises à l’obligation de facturation électronique.
Les plateformes ZRE et OZG-RE permettent de créer une facture XRechnung. Il est également possible de générer une facture XRechnung dans d’autres systèmes, tels qu’un système ERP. Celle-ci peut ensuite être téléchargée sur la plateforme concernée. Une autre option consiste à se connecter via un prestataire de services EDI.
Le Leitweg-ID est également un élément important dans le cadre de la facturation électronique B2G. Ce numéro identifie le destinataire de la facture (une administration publique, une commune, un ministère ou l’un de ses services). Avant l’envoi d’une facture, le Leitweg-ID doit être déterminé afin de garantir que la facture parvienne au bon destinataire. Si une entreprise envoie un grand nombre de factures au format XRechnung, il est conseillé de faire appel à un prestataire capable de récupérer ces factures dans le système informatique de l’entreprise et de les transmettre aux destinataires via EDI. Le recours à un tel prestataire offre un autre avantage : celui-ci peut proposer des services d’enrichissement des données ou de validation des données d’entreprise. Les plateformes de facturation telles que ZRE ou OZG-RE vérifient uniquement la conformité technique des factures électroniques, et non leur contenu commercial.