CONSTRUCTION - organisations d'achat
Facturation électronique au Royaume-Uni
Principales échéances : avril 2029 : obligation de facturation électronique avec TVA.
Situation : pas encore d'obligation générale.
Au Royaume-Uni, il n'existe pas d'obligation générale en matière de facturation électronique. Au sein du National Health Service (NHS), des exigences spécifiques au secteur s'appliquent toutefois à la facturation électronique et à l'échange de données numériques.
Ces exigences s’inscrivent dans le cadre de la stratégie d’achats électroniques du NHS, mise en place en 2014. Cette stratégie vise à moderniser les processus d’achat, à accroître l’efficacité et à améliorer la sécurité des patients. À cette fin, les normes GS1 et Peppol, entre autres, sont appliquées au sein de la chaîne d’approvisionnement du NHS.
Ces obligations s’appliquent spécifiquement aux fournisseurs de dispositifs médicaux et de dispositifs de diagnostic in vitro du NHS. Ceux-ci doivent utiliser les normes GS1 pour l’identification des produits et des sites, et échanger des documents électroniques via Peppol.
La mise en œuvre s’est déroulée par étapes entre 2017 et 2019. Les fournisseurs devaient d’abord être en mesure d’envoyer des factures électroniques via Peppol. Ensuite, des codes d’identification GS1 ont été introduits afin de permettre une traçabilité complète des produits et des livraisons.
Ces obligations ne s'appliquent pas à toutes les entreprises du Royaume-Uni, mais spécifiquement aux fournisseurs de la chaîne d'approvisionnement du NHS.
À qui s'applique l'obligation de facturation électronique ?
Ces exigences s'appliquent principalement aux fournisseurs de dispositifs médicaux et de produits de diagnostic in vitro destinés au NHS. Cela concerne aussi bien les fournisseurs britanniques qu'internationaux.
Les autres fournisseurs ne sont pas automatiquement soumis aux mêmes obligations. Toutefois, les organismes du NHS ou les trusts du NHS peuvent intégrer ces exigences dans leurs propres conditions d’achat.
Quel format les factures électroniques doivent-elles respecter ?
Les factures sont échangées via les points d’accès Peppol, conformément à la spécification Peppol BIS Billing 3.0, basée sur UBL 2.1.
De plus, les factures et autres documents électroniques doivent comporter les codes d’identification GS1 pertinents. On utilise notamment les GTIN pour l’identification des produits et les GLN pour les fournisseurs et les sites du NHS.
Quelle est la base juridique de cette obligation imposée par le NHS ?
Cette obligation ne repose pas sur la législation fiscale britannique. Elle découle des contrats types et des conditions générales du NHS relatifs à la fourniture de biens et de services.
Ces conditions contractuelles imposent aux fournisseurs d’appliquer les normes GS1 et Peppol prescrites.
Quels documents sont échangés via Peppol ?
Le NHS intègre Peppol dans le processus global « purchase-to-pay » (de l’achat au paiement), et pas uniquement pour les factures électroniques. D’autres documents peuvent également être échangés par voie électronique, notamment :
- Les bons de commande
- Les avis d’expédition préalables (Advanced Shipping Notices)
- Factures électroniques
Le NHS favorise ainsi un échange entièrement numérique des documents tout au long du processus d’achat et de livraison.