Peppol e-facturatie: zo ben je klaar voor 2026

Vanaf 1 januari 2026 worden gestructureerde Peppol e-facturen de norm voor B2B-transacties in België. D Soft begeleidt kmo’s, softwareleveranciers en overheden naar een toekomstbestendige facturatie stroom. Deze gids bundelt de belangrijkste inzichten uit onze Peppol-oplossingspagina zodat je precies weet welke stappen je vandaag al kan zetten.

Waarom Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en vormt de ruggengraat van de nieuwe generatie e-facturatie. Het netwerk werkt met gestandaardiseerde formaten zoals o.a. UBL waardoor data rechtstreeks kan worden ingelezen in je ERP-systeem. Aan de buitenkant is Peppol een veilige snelweg waarop documenten zich verplaatsen, maar de echte magie gebeurt in de Access Points. Die gecertificeerde tussenstations garanderen dat elke factuur of pakbon bij de juiste partner terechtkomt en dat je statusmeldingen terugkrijgt zodra het document afgeleverd is. Net omdat steeds meer landen dezelfde standaard opvolgen, krijg je er meteen internationale interoperabiliteit bovenop. Voeg daar nog de ingebouwde encryptie en traceerbaarheid aan toe en je begrijpt waarom Peppol het speerpunt wordt van de Belgische B2B-wetgeving van 2026.

Wat verandert er vanaf 2026?

Vanaf 1 januari 2026 aanvaardt de fiscus enkel gestructureerde facturen voor Belgische B2B-transacties. Een PDF volstaat dus niet langer. Het volstaat ook niet om enkel uitgaande facturen om te zetten: je zal eveneens binnenkomende documenten via Peppol moeten kunnen verwerken. Daarbij wordt de SMP-registratie cruciaal. Dat register vertelt andere bedrijven welke documenttypes jij kan ontvangen en naar welk Access Point ze hun facturen moeten sturen.

Hoe helpt D Soft?

D Soft is een officieel Peppol Service Provider met zowel Access Point als SMP-accreditatie en ISO27001 gecertificeerd (dit wordt in de toekomst verplicht voor een Peppol toegangspunt). Daardoor hou je het volledige verkeer in één hand en hoef je niet te schakelen tussen verschillende leveranciers. We integreren rechtstreeks met jouw ERP-, boekhoud- of DocTrails-omgeving en ondersteunen meerdere documentformaten. Vandaag start je wellicht met facturen, maar via dezelfde setup schakel je later eenvoudig over op pakbonnen, opdrachtbevestigingen of andere berichten.

Checklist voor de overgang

Om de overgang vlot te laten verlopen, begin je best met een inventaris van je document stromen: welke klanten en leveranciers vallen binnen scope en welke berichten (facturen, pakbonnen, orderbevestigingen) wil je digitaliseren? Vervolgens controleer je of cruciale data zoals btw-nummers, IBAN’s en PO-referenties beschikbaar zijn in het EN 16931-formaat. Daarna plannen we samen de integratie via API, SFTP of DocTrails; één workshop volstaat om je technische landschap in kaart te brengen. Zodra de koppeling staat, voer je een pilot uit met een beperkt klanten cluster en brief je interne teams met onze FAQ “Peppol uitgelegd”. Vergeet tot slot niet om klanten en leveranciers te informeren.

Klaar om live te gaan?

De snelste weg naar livegang is de knop “REGISTRATIE PEPPOL & E-FACTURATIE” op onze site; daarmee komt je aanvraag rechtstreeks bij het Peppol-team terecht. Heb je een complexer scenario of wil je een discovery-call? Gebruik dan “VRAAG HIER JOUW OFFERTE”. Tijdens het traject zetten we monitoring op via DocTrails zodat je doorlooptijden en falende berichten kunt opvolgen. Dat maakt het meteen eenvoudiger om intern de ROI van e-facturatie te onderbouwen.

Tip: neem een kijkje in de sectie “Klaar om jouw bedrijf te digitaliseren met Peppol?” op onze website. Je ontdekt er hoe DocTrails, DocConnect en DocFlows jouw documentstromen automatiseren.

Veelgestelde vragen van klanten

Is Peppol verplicht voor B2C? Nee, maar veel bedrijven trekken het vrijwillig door naar particuliere stromen om één uniforme aanpak te behouden. Wat met internationale entiteiten? Buitenlandse ondernemingen met een Belgisch btw-nummer moeten dezelfde regels volgen; voor puur cross-border verkeer biedt Peppol meerwaarde omdat steeds meer landen dezelfde standaard hanteren. Maar internationaal komt dit wel in lijn met de ViDA regelgeving. Hoe zit het met archivering? De bewaartermijnen blijven identiek, maar dankzij DocTrails en DocArchive gekoppeld aan DocTrails, heb je meteen een audit trail en versiebeheer, wat fiscale controles eenvoudiger maakt.

Met D Soft ben je niet alleen compliant, je bouwt meteen aan een efficiënte en veilige facturatie keten. Neem contact op via peppol@dsoft.be en we begeleiden je vanaf de eerste analyse tot de volledige adoptie.